Внедрение Google для бизнеса (Gsuite)

Google Workspace (ранее G Suite) – это набор инструментов и приложений для ведения бизнеса с расширенными функциями. Как и IT-аутсорсинг, он направлен на максимальную оптимизацию бизнеса. На базовом уровне сервис предоставляет ключевые приложения Google, такие как:

• Gmail для бизнеса;
• Google Meet для проведения видеоконференций;
• календарь для настройки событий и встреч;
• документы для создания контента в интернете;
• Keep для создания и сохранения заметок;
• таблицы для электронных таблиц и организации рабочего процесса;
• диск для облачного хранилища;
• чат для быстрых сообщений между членами команды;
• доступ к приложениям Google Workspace через Google Marketplace.

Почему Google Workspace — это больше, чем просто набор программ

В отличие от традиционного программного обеспечения, Google Workspace построен по принципу «Cloud First». Это означает, что вам больше не нужно отправлять файлы по электронной почте — вы предоставляете доступ к одному документу, над которым одновременно могут работать десятки человек. Это полностью устраняет проблему дублирования файлов и потери актуальной информации, что является критически важным для динамичного бизнеса.

G Suite объединяет эти инструменты в один большой пакет, специально разработанный для предприятий. Любой бизнес, от фрилансера-одиночки до крупной компании, может использовать Google Suite для организации рабочего процесса, общения между сотрудниками и повышения продуктивности для эффективного развития компании. О протоколах безопасности и проверках заботится Google. Инструменты для совместной работы дают возможность сократить командировки или даже офисное пространство. При увеличении количества сотрудников достаточно приобрести новый пакет и не платить за дополнительное программное обеспечение или хранилище.

Защита данных в соответствии со стандартами Google

Использование корпоративного Google Workspace дает владельцу полный контроль над цифровыми активами. В отличие от личных аккаунтов @gmail.com, бизнес-версия позволяет централизованно управлять доступами: если сотрудник увольняется, администратор одним щелчком мыши передает все его файлы и письма преемнику, блокируя доступ к конфиденциальной информации компании.

Внедрение Google Workspace

Google Workspace оптимизирован и подготовлен для малых предприятий, которые не создают собственных решений для организации рабочего процесса. Пакет инструментов идеально подходит командам, которые ведут активную совместную работу. Миграция в облако обеспечивает быстрый доступ ко всем данным компании. Пошаговый план внедрения системы G Suite:

1. Знакомство с официальной документацией.
2. Самостоятельная настройка или привлечение команды по внедрению.
3. Регистрация аккаунта с привязкой к домену и подтверждение прав на его владение.
4. Определение набора данных, которые нужно будет переносить в Workspace.
5. Создание аккаунтов пользователей и назначение прав.
6. Обучение сотрудников и тест функциональности.
7. Перенаправление почты на серверы Google.

Начало работы зависит от количества сотрудников и от того, нужно ли переносить данные из используемых на данный момент сервисов. Небольшой компании без большого количества данных вполне реально начать работу самостоятельно без привлечения партнера с компетенцией внедрения Google Workspace. Однако для качественной настройки лучше воспользоваться услугами IT-компании. Интеграция со сторонними организациями – главная особенность Google Workspace для бизнеса, поскольку сервис хорошо работает с внешними программами, включая внедрение CRM bitrix 24. Набор решений от Google также может масштабироваться по мере роста организации, так как администратор может легко добавлять или удалять пользователей самостоятельно.

Быстрый поиск и интеллектуальная аналитика

Благодаря встроенному сервису Google Cloud Search сотрудники могут мгновенно находить информацию во всех сервисах компании — от писем в Gmail до таблиц на Диске и событий в Календаре. Это позволяет сэкономить до 20 % рабочего времени, которое раньше уходило на поиск нужного документа.

Предсказуемость затрат и масштабируемость

Модель подписки позволяет бизнесу платить только за реальное количество пользователей. Вам не нужно вкладывать средства в собственные серверы, лицензии на ОС или услуги системных администраторов для обслуживания почтового сервера. Всю техническую поддержку и обновления берет на себя Google, что сокращает расходы на ИТ-инфраструктуру на 40–60 %.

Основные преимущества Google G Suite

Организации, использующие Google G-Suite, получают следующие преимущества:

1. Безграничная доступность. Облачная платформа доступна круглосуточно и без выходных. Поскольку приложения Google Workspace совместимы со всеми браузерами, вы можете использовать любое устройство для доступа к функциям и контенту. Благодаря автономным функциям не обязательно иметь подключение к интернету.
2. Лучшая информационная безопасность. Платформа прилагает все усилия для обеспечения безопасности вашей информации. Google применяет строгие протоколы безопасности как для физических центров обработки данных, так и для операций, размещенных в облаке. Вход осуществляется с двухфакторной авторизацией – если кто-то входит в систему с нераспознанного устройства, пользователю учетной записи немедленно отправляется текстовое сообщение с кодом подтверждения.
3. Неограниченное количество данных. В отличие от бесплатных учетных записей Gmail (которые предоставляют пользователям до 15 ГБ бесплатных данных), с Google Business Suite вы получаете неограниченный объем для хранения документации, фотографией, электронных писем.
4. Простое административное управление. Консоль администратора открывает менеджерам и владельцам бизнеса полноценный контроль над деятельностью компании. Пользователи могут применять ограничения или условия к учетным записям сотрудников, данным, устройствам и приложениям.

G Suite – отличный пакет инструментов и приложений для эффективного развития бизнеса. Он подходит владельцам компаний, которые имеют партнеров по всему миру. Продукт прост в использовании и поставляется со знакомыми приложениями.

Синхронизация с CRM и другими бизнес-приложениями

Google Workspace идеально интегрируется не только с Bitrix24, но и с тысячами приложений через Google Workspace Marketplace. Вы можете превращать письма в задачи, подписывать документы электронной подписью прямо в интерфейсе Google Документов и автоматизировать отчетность, связывая Google Таблицы с вашими аналитическими системами.

FAQ