Системы бронирования переговорных комнат

Бронирование переговорных комнат — комфортное решение важных задач!

При ведении любого бизнеса важной составляющей являются переговоры. Чтобы были обеспечены комфортные условия, информационная безопасность и прочие аспекты, требуется специальное помещение. Бронирование переговорных комнат с помощью секретаря или на корпоративных порталах — не всегда надежный способ.

Современным решением вопроса является использование специально разработанных систем бронирования. Они представляют совокупность программных и аппаратных решений, которые интегрируются в IT-инфраструктуру компании и разрабатываются индивидуально под потребности клиента. Система бронирования переговорных комнат имеет следующие функции:

• удобный и понятный поиск свободного пространства с учетом времени, даты, технического оборудования;
• возможность просматривать и управлять системой прямо из MS Outlook, посредством мобильного приложения или сенсорных панелей, расположенных на входе переговорных комнат;
• взаимодействие с рабочей почтой и календарем всех сотрудников, принимающих участие в переговорах;
• разработка плана конференций, проводимых по видеосвязи;
• функция Check-in, подтверждающая бронирование и при необходимости автоматически его снимающая при отсутствии участников переговорного процесса на протяжении конкретного времени;
• соединение с AV-системами для удобного управления мультимедийным оборудованием и прочей техникой, которая применяется при переговорах.

Купить систему бронирования переговорных комнат для офиса или бизнесцентра можно в компании «Optima сервис», а используя IT-аутсорсинг, можно без проблем наладить систему и в целом облегчить выполнение многих задач и улучшить обслуживание бизнеса.

Способы реализации бронирования: наиболее популярные решения

Несмотря на востребованность инструмента, есть не так много производителей, выпускающих подобные системы. Наиболее популярны следующие решения для переговорных комнат:

1. Evoko Liso. Система бронирования от швейцарской компании поддерживает множество языков, в том числе русский. Среди популярных возможностей — бронирование, подбор помещения, изменение времени, сбор статистики по эффективности использования пространства, поддержка разных вариантов авторизации. С помощью мобильного приложения удобно управлять устройством и своевременно вносить необходимые изменения.
2. CUE Systems. Особенность чешской системы бронирования — удобные сенсорные панели с широким выбором задач. Посредством устройства можно не только бронировать переговорные комнаты на выбранные даты и время, но и управлять аудиовизуальной и прочей аппаратурой. Функциональная часть во многом напоминает решения от Evoko, но менее расширена, нежели у швейцарской компании.
3. ONELAN. Система для бронирования конференц-румов от английской компании, сравнительно новая, при этом дополнительно способна отображать необходимый контент вертикально или горизонтально. Решение бронирования может дополняться внутренней коммуникацией, отображением информации о безопасности, рекламой и прочим.

Компания «Optima сервис» предлагает различные решения от европейских производителей. Можно не только выбрать и купить системы бронирования переговорных комнет, но также воспользоваться другими услугами (на пример внедрение CRM bitrix 24, IT-аудит), улучшающими качество ведения бизнеса.

Какие задачи решает и преимущества систем

Переговорная комната — это особое пространство, которое оснащено всей необходимой техникой и оборудованием для качественного и продуктивного проведения переговоров, конференций, семинаров и прочих важных мероприятий. Нередко, имея крупный офис с большим количеством комнат, не находится свободной для проведения переговоров. Приобретя систему, удается избежать ложной брони и наладить процесс бронирования. Вопрос резервирования переговорных является очень актуальным для бизнес-центров и коворкингов, где множество компаний и предпринимателей получают доступ к помещениям для переговоров. Система бронирования позволяет полностью автоматизировать процесс и обеспечить максимально эффективное использование ресурсов.

Система бронирования переговорных комнат имеет массу преимуществ, которые можно оценить после непродолжительной эксплуатации:

• повышает результативность использования офисного помещения;
• предоставляет всегда актуальную информацию о запланированных переговорах и прочих важных мероприятиях;
• собирает статистику об эффективности использования каждого помещения, предоставляя возможность использовать оборудование и каждое пространство в офисе по максимуму;
• позволяет равномерно распределять нагрузку на переговорные комнаты, конференц-залы;
• сокращает расходы на электроэнергию благодаря результативному использованию ресурсов.

Обратитесь в офис компании и специалисты проведут детальный расчет проекта и внедрят систему бронирования переговорных комнат в оговоренные сроки. Клиентам «Optima сервиса» также предоставляются такие современные решения для бизнеса, как миграция в облако, защита данных и многое другое.