Системи бронювання переговорних кімнат

Бронювання переговорних кімнат – швидке рішення при підготовці до важливих зустрічей та заходів

Практично будь-який вид бізнесу передбачає проведення переговорів, конференцій та зустрічей. Для цього необхідний простір, в якому комфортно будуть себе почувати всі учасники процесу. Бронювання переговорних кімнат вирішує це завдання, враховуючи всі ваші запити, та заздалегідь мінімізує ризик можливих неточностей.

Кінець «переговорних війн» та подвійних бронювань

Головна проблема офісів без автоматизації — ситуації, коли кілька команд претендують на одне приміщення одночасно. Спеціалізовані системи Room Booking усувають цей людський фактор. Завдяки сенсорним панелям біля входу в кожну кімнату, будь-який співробітник миттєво бачить: приміщення зайняте, вільне чи звільниться через 5 хвилин. Це підвищує культуру взаємодії та економить до 15% робочого часу менеджерів.

Бронювання переговорних кімнат та його переваги

Що являють собою системи бронювання? Поєднання і об’єднання управлінських та програмних рішень. Вони гнучко впроваджуються в IT-структуру компаній і підлаштовуються під персональні потреби замовника, а також забезпечується інформаційна безпека. Розглянемо їх основні переваги:

1. Зручний і простий пошук відповідного простору згідно з датою та технічними умовами.
2. Синхронізація з календарями учасників заходу та нагадування про важливі зустрічі.
3. Використання всіх функцій системи бронювання переговорних кімнат через застосунки в мобільних пристроях або через панель управління.
4. Взаємодія з мультимедійним обладнанням під час переговорів.
5. Зняття резервування у разі скасування заходу.

Інтеграція з Microsoft Teams та Google Workspace

Сучасна система бронювання — це не окрема програма, а частина вашої корпоративної екосистеми. Ми налаштовуємо інтеграцію так, щоб при створенні зустрічі в Outlook або Google Calendar ви могли одразу бачити доступність фізичної кімнати та резервувати її в один клік. Учасники зустрічі автоматично отримують запрошення з номером кімнати та посиланням на відеозв’язок.

Оптимізація офісного простору на основі реальних даних

Система збирає детальну статистику: які кімнати найпопулярніші, у які години офіс перевантажений, а які зони майже не використовуються. Це дозволяє керівництву приймати стратегічні рішення: чи потрібно орендувати додаткові площі, чи достатньо переобладнати велику залу, яка стоїть порожньою, на кілька маленьких “скайп-румів”.

Які системи бронювання переговорних кімнат популярні

Ви можете зробити процес бронювання переговорних кімнат швидким. Зі зручними інтерфейсами ця система надасть всю актуальну інформацію про вільні сучасні простори та зробить цей процес автоматизованим. Ви можете оптимізувати свої ресурси та вибрати зручну локацію приміщення.

Розглянемо популярні варіанти:

1. ONELAN. Відносно нова система бронювання переговорних кімнат від англійського виробника. Інформація про заброньовані приміщення також може доповнюватися внутрішньою комунікацією та рекламою. Є можливість відображати контент як вертикально, так і горизонтально.
2. Evoko Liso. Швейцарська компанія пропонує у своїй системі широкий набір мов управління. Після авторизації ви можете забронювати потрібний конференц-зал, вносити зміни та збирати статистику навіть з мобільного пристрою.
3. CUE Systems – зручна сенсорна панель з різними функціями представлена чеськими виробниками. Простий інтерфейс, швидке бронювання переговорних кімнат, можливість керувати аудіо- та відеосистемою під час заходів.

Тут можна звернути увагу на можливість практичного рішення для бізнесу – IT-аутсорсинг. Фахівці візьмуть на себе не лише налаштування та інтеграцію системи бронювання у ваше підприємство, але й будуть підтримувати ефективність її роботи в будь-який момент, маючи необхідні практичні навички.

Статус кімнати видно здалеку: LED-індикація та панелі

Ми встановлюємо рішення, які забезпечують миттєву візуальну навігацію. Світлодіодна підсвітка панелей (червона/зелена) дозволяє співробітникам навіть з іншого кінця коридору бачити статус приміщення. Це мінімізує зайві пересування офісом та відволікання колег, які вже проводять зустріч.

При використанні системи бронювання переговорних кімнат вже через короткий час ви помітите багато плюсів:

• ведеться статистика використання ваших офісних приміщень;
• оптимальне використання ресурсів на обслуговування просторів;
• розподіл навантаження на переговорні кімнати;
• завжди актуальна інформація про майбутні заходи.

Розумне управління ресурсами переговорних зон

Системи бронювання від Optima Service можуть бути інтегровані з інженерними мережами офісу. Це дозволяє автоматизувати роботу освітлення та клімат-контролю: система вмикає кондиціонування та світло за 5-10 хвилин до початку підтвердженої зустрічі й автоматично переводить приміщення в екорежим, якщо зустріч скасована або завершена. Такий підхід не тільки підвищує комфорт, але й дозволяє знизити витрати на електроенергію в офісних зонах загального користування на 20-25%.

Функція автоматичного звільнення кімнати (Check-in)

Поширена проблема — кімнату забронювали, але зустріч скасували, а бронь залишилася. Наші системи підтримують функцію автоматичного звільнення: якщо ніхто не підтвердив свою присутність на панелі протягом 10 хвилин після початку зустрічі, система автоматично робить приміщення вільним для інших колег.

Чому «Optima сервіс»

Айті компанія «Optima сервіс» вже 14 років на ринку України. Ми проведемо індивідуальні розрахунки проєкту відповідно до ваших вимог та інтегруємо готові рішення щодо бронювання переговорних кімнат до попередньо обумовленого терміну. Беремо на себе налаштування системи та розв’язання питань, які можуть виникнути при її використанні. Ви також можете звернутися з питань оптимізації бізнес-процесів, наприклад, впровадження Бітрікс24 для автоматизації ваших основних завдань, якісна міграція в хмару під ключ – для безпечного зберігання ваших даних.

FAQ