Впровадження Google для бізнесу (Gsuite)

Google Workspace (раніше G Suite ) – це набір інструментів та програм для ведення бізнесу з розширеними функціями. Як і IT-аутсорсинг , він спрямований на максимальну оптимізацію бізнесу. На базовому рівні сервіс надає ключові програми Google , такі як:

• Gmail для бізнесу;
• Google Meet для проведення відеоконференцій;
• календар для налаштування подій та зустрічей;
• документи для створення контенту в Інтернеті;
• Keep для створення та збереження нотаток;
• таблиці для електронних таблиць та організації робочого процесу;
• диск для хмарного сховища;
• чат для швидких повідомлень між членами команди;
• доступ до програм Google Workspace через Google Marketplace.

Чому Google Workspace — це більше, ніж набір програм

На відміну від класичного ПЗ, Google Workspace побудований на принципі «Cloud First». Це означає, що вам більше не потрібно пересилати файли поштою — ви надаєте доступ до одного документа, над яким одночасно можуть працювати десятки людей. Це повністю ліквідує проблему дублювання файлів та втрати актуальної інформації, що є критичним для динамічного бізнесу.

G Suite об’єднує ці інструменти в один великий пакет, розроблений спеціально для підприємств. Будь-який бізнес, від фрілансера -одиначки до великої компанії, може використовувати Google Suite для організації робочого процесу, спілкування між співробітниками та підвищення продуктивності для ефективного розвитку компанії. Про протоколи безпеки та перевірки дбає Google . Інструменти для спільної роботи дозволяють скоротити відрядження або навіть офісний простір. При збільшенні кількості працівників достатньо придбати новий пакет та не платити за додаткове програмне забезпечення чи сховище.

Захист даних за стандартами Google

Використання корпоративного Google Workspace дає власнику повний контроль над цифровими активами. На відміну від особистих акаунтів @gmail.com, бізнес-версія дозволяє централізовано керувати доступами: якщо співробітник звільняється, адміністратор одним кліком передає всі його файли та листи наступнику, блокуючи доступ до приватної інформації компанії.

Впровадження Google Workspace

Google Workspace оптимізовано та підготовлено для малих підприємств, які не створюють власних рішень для організації робочого процесу. Пакет інструментів ідеально підходить командам, які ведуть активну спільну роботу. Міграція у хмару забезпечує швидкий доступ до всіх даних компанії. Покроковий план впровадження системи G Suite :

1. Ознайомлення з офіційною документацією.
2. Самостійне налаштування або залучення команди із впровадження.
3. Реєстрація облікового запису з прив’язкою до домену та підтвердження прав на його володіння.
4. Визначення набору даних, які потрібно буде переносити до Workspace .
5. Створення облікових записів користувачів та призначення прав.
6. Навчання співробітників та тест функціональності.
7. Перенаправлення пошти на сервери Google .

Початок роботи залежить від кількості співробітників і від того, чи потрібно переносити дані з сервісів, що використовуються на даний момент. Невеликі компанії без великої кількості даних цілком реально розпочати роботу самостійно без залучення партнера з компетенцією впровадження Google Workspace . Однак для якісного налаштування краще скористатися послугами IT-компанії. Інтеграція зі сторонніми організаціями – головна особливість Google Workspace для бізнесу, оскільки сервіс добре працює із зовнішніми програмами, включаючи впровадження CRM bitrix 24 . Набір рішень від Google також може масштабуватися зі зростанням організації, оскільки адміністратор може легко додавати або видаляти користувачів самостійно.

Швидкий пошук та розумна аналітика

Завдяки вбудованому сервісу Google Cloud Search, співробітники можуть миттєво знаходити інформацію в усіх сервісах компанії — від листів у Gmail до таблиць на Диску та подій у Календарі. Це економить до 20% робочого часу, який раніше витрачався на пошук потрібного документа.

Прогнозованість витрат та масштабування

Модель передплати дозволяє бізнесу платити тільки за реальну кількість користувачів. Вам не потрібно інвестувати у власні сервери, ліцензії на ОС чи послуги системних адміністраторів для підтримки поштового сервера. Весь технічний супровід та оновлення Google бере на себе, що знижує витрати на IT-інфраструктуру на 40-60%.

Основні переваги Google G Suite

Організації, які використовують Google G- Suite , отримують такі переваги:

1. Безмежна доступність. Хмарна платформа доступна цілодобово та без вихідних. Оскільки програми Google Workspace сумісні з усіма браузерами, ви можете використовувати будь-який пристрій для доступу до функцій та контенту. Завдяки автономним функціям не обов’язково мати підключення до Інтернету.
2. Найкраща інформаційна безпека . Платформа докладає всіх зусиль для забезпечення безпеки вашої інформації. Google застосовує суворі протоколи безпеки як для фізичних центрів обробки даних, так і для операцій, розміщених у хмарі. Вхід здійснюється з двофакторною авторизацією – якщо хтось входить до системи з нерозпізнаного пристрою, користувачеві облікового запису негайно надсилається текстове повідомлення з кодом підтвердження.
3. Необмежену кількість даних. На відміну від безкоштовних облікових записів Gmail (які надають користувачам до 15 ГБ безкоштовних даних), з Google Business Suite ви отримуєте необмежений обсяг зберігання документації, фотографією, електронних листів.
4. Просте адміністративне керування. Консоль адміністратора відкриває менеджерам та власникам бізнесу повноцінний контроль над діяльністю компанії. Користувачі можуть застосовувати обмеження або умови для облікових записів працівників, даних, пристроїв та програм.

G Suite – чудовий пакет інструментів та програм для ефективного розвитку бізнесу. Він підходить власникам компаній, які мають партнерів по всьому світу. Продукт простий у використанні та поставляється зі знайомими програмами.

Синхронізація з CRM та іншими бізнес-додатками

Google Workspace ідеально інтегрується не лише з Bitrix24, а й з тисячами додатків через Google Workspace Marketplace. Ви можете перетворювати листи на завдання, підписувати документи електронним підписом прямо в інтерфейсі Google Документів та автоматизувати звітність, з’єднуючи Google Таблиці з вашими аналітичними системами.

FAQ