Электронная подпись: что это, как сделать и где использовать

Сегодня уже не обязательно тратить часы на подписание бумаг и поездки в офис. Электронная подпись подтверждает документ онлайн, экономит время и защищает его юридическую силу. Для бизнеса это быстрые сделки и удобный документооборот, для частных лиц – комфорт в любых онлайн-операциях.

Что такое электронная подпись и зачем она нужна

Электронная подпись – это цифровой способ подтвердить личность и закрепить документ. Работает она по криптографическим алгоритмам: зашифровала, зафиксировала, и изменить файл уже невозможно.

Основные преимущества электронной подписи:

• курьеры не носят папки на подписание – всё хранится в электронном архиве;
• бухгалтер отправляет отчёт в налоговую прямо со своего компьютера;
• подрядчики могут подписывать акты в тот же день;
• участие в тендерах и доступ к госуслугам открываются в пару кликов.

Когда компания задумывается о цифровизации, начинать удобно именно с подписи. Она быстро встраивается в документооборот. Это легко проверяется в ходе IT-аудита, где видно, какие процессы тормозят и как их ускорить.

Как сделать и поставить электронную подпись

Вопрос, как сделать электронную подпись, возникает почти у каждого. Обычно идут в сертифицированный центр. Там попросят паспорт и ИНН, а юрлицам – ещё регистрационные бумаги. На выходе вы получаете ключ на флешке, токене или в облаке. Дальше остаётся поставить программу и пройти настройку.

А также существуют сервисы, где сделать электронную подпись онлайн можно за несколько минут, без визита в офис.

Как поставить электронную подпись на документ – это уже дело пары секунд. Открываете файл в программе, выбираете ключ и подтверждаете. Система фиксирует дату, время и владельца.

Но важно помнить, что ключ – это фактически ваша подпись, а не просто носитель. Потеряете его, потеряете контроль. Поэтому важно заранее продумать защиту и безопасность данных, ключ и важные данные не оказалась в чужих руках.

Проверка и использование электронной подписи

Когда возникает сомнение: «А не подделан ли документ?». Вы можете быстро проверить. Загружаете файл в сервис и сразу видно, кем подписан, когда и действует ли сертификат. Как видите, это просто, и вы легко разберетесь, как проверить электронную подпись.

Используют её в самых разных случаях:

• договоры и акты между компаниями;
• внутренний документооборот;
• налоговые и бухгалтерские файлы;
• тендерные площадки и госуслуги;
• банки и финансовые операции.

Электронная подпись давно перестала быть экзотикой – это обычный инструмент, который делает бизнес динамичным и современным. В больших компаниях она обычно используется вместе с другими цифровыми решениями: CRM, облака, автоматизация.

Для внедрения и сопровождения сервисов вы можете заказать у нас IT-услуги в Киеве. Мы помогаем ускорить работу, обеспечить защиту данных и сделать управление процессами стабильным и понятным.