Shadow IT: які сервіси використовують співробітники без відома ІТ-відділу

Співробітник може підключити хмарний диск, месенджер або AI-сервіс, щоб швидше вирішити робоче завдання. Так виникає Shadow IT: інструменти використовуються без узгодження з ІТ-відділом та контролю з боку компанії.

Що таке Shadow IT і чому вони виникають

Так називають сервіси, додатки та пристрої, які співробітники підключають самостійно. Причини зазвичай прості: корпоративного інструменту не вистачає, він незручний або узгодження нового рішення займає занадто багато часу.

Тому Shadow IT у компанії часто виникають не через порушення правил. Наприклад, менеджер переносить файли до особистого хмарного сховища, а співробітник використовує сторонній сервіс замість корпоративного Повер БіАй.

Які сервіси використовують без відома ІТ-відділу

Типові приклади Shadow IT:

• особисті хмарні сховища;
• месенджери та відеоконференції;
• онлайн-редактори та менеджери завдань;
• AI-сервіси;
• особиста пошта;
• розширення для браузерів.

Головна проблема полягає в тому, що робоча інформація опиняється поза межами корпоративної інфраструктури. Компанія може не знати, де вона зберігається і хто має до неї доступ.

Як виявити Shadow IT та чим вони небезпечні

Основні ризики Shadow IT — втрата контролю над даними, слабкі паролі, невідомі точки доступу та збереження робочих файлів у особистих акаунтах після звільнення співробітника.

Щоб виявити Shadow IT, варто перевіряти корпоративні облікові записи та додатки, аналізувати підписки, відстежувати невідомі підключення та з’ясовувати у співробітників, якими сервісами вони користуються.

Такий контроль — це частина безпеки даних: бізнес повинен розуміти, де знаходиться корпоративна інформація та хто може нею користуватися.

Як зменшити ризики, пов’язані з Shadow IT

Повна заборона сторонніх сервісів не вирішує проблему. Краще скласти перелік дозволених інструментів, пояснити співробітникам правила та спростити процедуру узгодження нових додатків.

Також варто регулярно перевіряти права доступу, пристрої, хмарні облікові записи та налаштування бездротової мережі. Чим зручніші офіційні інструменти, тим рідше співробітники шукають обхідні шляхи.

Наша ІТ-компанія допомагає провести аудит сервісів, виявити неконтрольовані підключення та розробити зрозумілі правила роботи. Таким чином, ІТ-сфера залишається керованою, а співробітники отримують необхідні інструменти без зайвих ризиків.

FAQ